当日までの流れ

幹事初心者はどうしても段取りが分からずに直前や当日までドタバタしてしまいます。下記に参考にきっちり準備すれば、それだけで心にゆとりができますよ。

時期	やるべきこと	ポイント
2ヶ月前	会場設定・予約料理コース・会場服飾決定	会場が用意してくれるものよりも、してくれないものをきちんと押さえましょう。用意してくれないものの中で必要なものは幹事が用意する必要があります。
2ヶ月前	スタッフ人数・依頼	主幹事から各スタッフ候補に早めの依頼をしましょう。
1ヶ月前	スタッフ打ち合わせ（第一回）会場下見テーマ決定ゲーム・余興決定（仮）ゲーム景品決定（仮）進行・プログラム決定（仮） BGM決定（仮）会費決定・予算作成	下見を兼ねて、会場で打ち合わせを行いましょう。こうすることで、進行やゲーム・余興などのアイデアも沸いてきますのでそれぞれの事項を決定して行きましょう。（仮レベルでも構いませんが大枠は決めてしまいましょう。）ここで必ず最終決定しなければならないのはテーマと会費になります。テーマが決まれば進行・プログラムなども決めやすくなります。また、同時期にアナウンスする案内文に会費を記載するためにここで決めておく必要があります。
	親睦会費・会社カンパ確認	会費に影響しますので親睦会費や会社からのカンパがあるか確認しましょう。
	案内文作成・アナウンス	会費が決定したら速やかにアナウンスしましょう。
3週間前	出欠確認	未確認の方がいたら各部に依頼して確認してもらいましょう。
	スタッフ打ち合わせ（第二回）ゲーム・余興決定ゲーム景品決定進行・プログラム決定 BGM決定会費決定・予算作成	最終出欠状況により、会計の収支状況に変更がある場合がありますので、それをベースにゲーム・余興・進行等を最終決定していきましょう。多忙な方々がスタッフの場合、もう当日まで打ち合わせできない場合もあるので、心してかかりましょう。
	グッズ・景品買出し	想定していたグッズ・景品が売り切れ！なんてこともありますので早めに動きましょう。
2週間前	設備確認音響・照明設備確認	スタッフ全員が集まる必要はありませんが、音響・照明担当となった方は、用意したメディアから音楽・映像が流れるか、パソコンを持ち込む場合には実際に会場のプロジェクターから投影されるか否かを確認するようにして下さい。
1週間前	スタッフ打ち合わせ（第三回）最終進行チェック・リハーサル	当日の細かい動きなどをチェックしたい所ですが、実際にはこれを当日に行うケースも多々あります。その場合には2時間前には集合して行うようにしましょう。また、この間にメール等では調整しましょう。

いかがでしょうか？幹事に選ばれた皆さんも盛り上げたい気持ちはあるものの、仕事が忙しくて集まって準備をしている時間が無い！しかも上記のようにたくさんの仕事があるのが分かった今は尚更だ！そんな風に思っていませんか？
だからこそ、早めの準備が必要です。また、旅行を兼ねて宴会を行う場合にはそんな悩みを旅行会社に打ち明けてみて下さい。旅行会社は宴会を数多く経験しているので色々と代行してもらえたりします。旅行の予定があるのにまだ代理店に話をしていない、という方々はお早めに相談するようにしましょう。